ఆఫీసులో ప్రతి సోమవారం స్టేటస్ రిపోర్ట్ పంపాలా? లేదా ప్రతి నెల ఒకటో తేదీన రెంట్ రిమైండర్ పంపాలా? ఇలాంటి పనుల కోసం ప్రతిసారీ మెయిల్ బాక్స్ ఓపెన్ చేసి, కంటెంట్ టైప్ చేసి, సెండ్ బటన్ నొక్కడం విసుగు అనిపిస్తుందా? అయితే ఈ ‘రికరింగ్ ఈమెయిల్స్’ ఫీచర్ మీ కోసమే. ఒకసారి సెట్ చేస్తే చాలు.. మీరు మర్చిపోయినా మీ బ్రౌజర్ లేదా యాప్ సరైన సమయానికి మెయిల్ పంపేస్తుంది. (How to set up recurring emails in Gmail 2026)
అసలేమిటి ఈ ‘రికరింగ్’ మ్యాజిక్?
సాధారణంగా మనం మెయిల్ పంపినప్పుడు అది ఒక్కసారే వెళ్తుంది. కానీ రికరింగ్ ఫీచర్ ద్వారా మనం ఒక షెడ్యూల్ (ప్రతి రోజు, వారం, నెల లేదా ఏడాది) సెట్ చేయవచ్చు. దీనివల్ల ముఖ్యమైన అప్డేట్స్ పంపడం మర్చిపోయే ప్రమాదం ఉండదు. ఉత్పాదకతను (Productivity) పెంచుకోవడానికి ఇది ఒక అద్భుతమైన మార్గం.
జిమెయిల్ (Gmail) లో ఎలా సెట్ చేయాలి?
ప్రస్తుతం జిమెయిల్ లో నేరుగా ‘రికరింగ్’ ఆప్షన్ లేదు, కానీ ఈ క్రింది పద్ధతుల ద్వారా దీన్ని సాధించవచ్చు:
- షెడ్యూల్ సెండ్ (Schedule Send): మెయిల్ రాసిన తర్వాత ‘Send’ బటన్ పక్కన ఉన్న బాణం గుర్తును నొక్కి, మీకు కావలసిన సమయాన్ని ఎంచుకోవచ్చు. అయితే ఇది ఒక్కసారి మాత్రమే పనిచేస్తుంది.
- థర్డ్-పార్టీ ఎక్స్టెన్షన్స్ (Extensions): క్రోమ్ బ్రౌజర్ లో ‘Boomerang’ లేదా ‘Right Inbox’ వంటి ఎక్స్టెన్షన్స్ వాడి పక్కాగా రికరింగ్ మెయిల్స్ సెట్ చేయవచ్చు.
- గూగుల్ వర్క్స్పేస్ (Google Workspace): మీరు ఆఫీస్ మెయిల్ వాడుతుంటే, గూగుల్ స్క్రిప్ట్స్ (Apps Script) ద్వారా కూడా దీన్ని ఆటోమేట్ చేయవచ్చు.
అవుట్లుక్ (Outlook) లో మరింత సులభం!
మీరు మైక్రోసాఫ్ట్ అవుట్లుక్ వాడుతుంటే, ఇందులో ఇన్-బిల్ట్ గానే ఈ సదుపాయం ఉంటుంది:
- న్యూ మెయిల్ ఓపెన్ చేసి, ‘Options’ లోకి వెళ్ళాలి.
- అక్కడ ‘Delay Delivery’ లేదా ‘Recurring’ ఆప్షన్ ఎంచుకుని, మీకు కావలసిన టైమ్ గ్యాప్ సెట్ చేస్తే సరిపోతుంది.
“సాంకేతికత అంటే మనం కష్టపడటం కాదు.. మన పనిని అది సులభంగా పూర్తి చేయడం. రికరింగ్ మెయిల్స్ మీ డిజిటల్ వర్క్ ఫ్లోను స్మార్ట్ గా మారుస్తాయి.”
ఆటోమేషన్ లో జాగ్రత్తలు!
మెయిల్స్ ఆటోమేటిక్ గా వెళ్తున్నాయి కదా అని పూర్తిగా వదిలేయకూడదు:
- అప్డేట్స్: ఒకవేళ మీ రిపోర్ట్ లో డేటా మారితే, ఆటోమేటిక్ మెయిల్ వెళ్లకముందే దాన్ని అప్డేట్ చేయాలి.
- సెలవులు: మీరు సెలవులో ఉన్నప్పుడు కూడా మెయిల్స్ వెళ్తూనే ఉంటాయి. అవసరం లేదనుకుంటే ఆ షెడ్యూల్ ని తాత్కాలికంగా ఆపాలి (Pause).
- స్పామ్: ఒకే మెయిల్ పదే పదే పంపడం వల్ల అవతలి వారు దాన్ని స్పామ్ గా గుర్తించే అవకాశం ఉంది. కాబట్టి కంటెంట్ లో వీలైనంత వరకు వైవిధ్యం ఉండేలా చూసుకోండి
డిజిటల్ వెల్బీయింగ్ అంటే కేవలం ఫోన్ పక్కన పెట్టడం మాత్రమే కాదు, ఉన్న టెక్నాలజీని వాడుకుని మన ఒత్తిడిని తగ్గించుకోవడం కూడా. రికరింగ్ ఈమెయిల్స్ వాడటం వల్ల “నేను మెయిల్ పంపడం మర్చిపోయానే!” అనే టెన్షన్ నుంచి మీకు విముక్తి లభిస్తుంది. ఈ రోజే మీ జిమెయిల్ లేదా అవుట్లుక్ లో దీన్ని ట్రై చేసి చూడండి!
